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Funktionsübersicht

Lesedauer 2 - 3 Min.

🔍 Minimaldaten eines Projekts: Es muss einen Namen haben.
Minimalanforderung für die Projekterfassung ist ein Projektname. Alle weiteren Daten können zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfasst und geändert werden.

Mit ungespeicherten Änderungen können „Was wäre wenn,…“-Szenarien, beispielsweise für die Erstellung eines Angebots geprüft werden. Die ursprünglichen Daten werden durch einen Projektwechsel wieder hergestellt, die temporären Daten verworfen.

Diese Option lässt sich vielfältig nutzen, wenn beispielsweise Teile eines Projekts zu anderen Konditionen abgerechnet werden sollen, eine Zwischenabrechnung mit erläuterndem Text erstellt werden soll, ein Vergleich verschiedener Konditionen angestellt werden soll, …

Für die Abrechnung eines Kundenbesuchs wird das Projekt vor Abfahrt gestartet und die Anwendung geschlossen. Nach der Rückkehr wird sie wieder gestartet, die erledigten Projekt-Arbeiten und Aufwände (z.B. gefahrene Strecke) erfasst. Eintrag speichern, fertig.

Tätigkeiten können frei definierbaren Kategorien zugeordnet oder Zeiten ohne Berechnung erfasst werden: So lässt sich Aufwand einem Projekt zugeordnet, der – warum auch immer – unabgerechnet bleiben muss. Für Standard-Einträge („gefahrene Kilometer“, …) können frei definierbare Erfassungsbausteine per Rechtsklick eingefügt werden. Wahlweise ersetzen oder ergänzen sie den aktuellen Inhalt.

Die letzte abgeschlossene gespeicherte Erfassung kann optional nahtlos („ging doch noch weiter“) oder mit Unterbrechung („Mittagspause“) fortgesetzt werden.

Der Projektwähler aktualisiert sofort die Anzeige in den Reitern. Das erlaubt zügiges „blättern“ durch alle Projekte. Wer viele aktive Projekte hat, wird die Filterfunktion schätzen, die mit wenigen Eingaben alle Projekte findet, die irgendwo im Projektnamen die eingegebenen Zeichen haben.

Für ein Projekt sind die relevanten Status-Informationen gemäß aktueller Vorgaben stets verfügbar. Wurde ein Projektbudget oder ein Festpreis vereinbart, gibt eine „Verbrauchsanzeige“ visuell Auskunft.

Berichte werden ohne Umweg von der Projekterfassung als PDF/A-Dokumente erzeugt. Mittels Projekt-Export in das SpreadSheetML-Format können die Daten an LibreOffice oder MS-Excel (inkl. passender Formeln) übergeben werden kann.

Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, die eine schnelle und verlässliche Anpassung an das gewünschte Ergebnis ermöglichen. Für Rechnungen werden eindeutige Rechnungsnummern vergeben, die Daten für die Projektbewertung im Reiter „Status“ innerhalb der Projektdatei als Rechnungsbestandteil archiviert.

In langlaufende Projekte sind jederzeit Abschlagsrechnungen möglich. Der Statusbericht für Gesamtwert und Unabgerechnetes, alle Berichte lassen sich auf einen Zeitraum begrenzen (z.B. für monatliche Abrechnungen), nach Kategorien gruppieren, für die Gruppensummen errechnet werden. Für Festpreis-Angebote werden Positionspreise ausgeblendet und lediglich der vereinbarte Gesamtpreis ausgegeben, Netto-Rechnungen ohne Mehrwertsteuer (Auslandsein-/verkauf) sind ebenfalls ohne Fummelei möglich.

Nach der „Installation“ werden die Standard-Einstellungen beim Öffnen der Basis-Konfiguration automatisch eine Konfigurationsdatei für die individuelle Anpassung geschrieben.

Bei Fragen hilft ein Druck auf F1. Eine ausführliche Hilfedatei ist Bestandteil der Programmdatei und wird ohne Internet-Zugriff im Browser angezeigt.

Arbeitszeit lässt sich automatisiert mit einem dafür eingestellten Projekt erfassen. Die Erfassung ist an Programmstart und -ende gekoppelt, weshalb der sich mit dem Systemstart koppeln lässt. Ein frei definierbarer „Standardtext“ wird bei automatisierter Erfassung ohne eingefügtem Kommentar verwendet.

Zusätzlich kann eine „nahtlose“ Erfassung aktiviert werden. Das Beenden eines Zeitabschnitts startet direkt den nächsten – was sich z.B. für die Mittagspause problemlos kurzzeitig aussetzen lässt.

Die Projekterfassung zum ausprobieren herunter laden.